E-Rechnungen empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025

Das Ausstellen von E-Rechnungen wird schrittweise Pflicht. Das Empfangen ist es schon: seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.

Wer betroffen ist

Jedes Unternehmen, das von einem anderen inländischen Unternehmen eine Rechnung bekommt. Das Bundesfinanzministerium sagt ausdrücklich: Das gilt auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Land- und Forstwirte und Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, etwa Vermieter einer Wohnung (BMF-Schreiben 2025, Rn. 17).

Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht: Er ist „vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten“ (BMF-Schreiben 2024, Rn. 62).

Was dafür reicht

Ein E-Mail-Postfach. Es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein (BMF-Schreiben 2024, Rn. 40). Wer eine E-Rechnung nicht annimmt, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Rechnung auf Papier oder als PDF zu bekommen (Rn. 42).

Die Pflicht zum Empfang steht so nicht wörtlich im Gesetz. Sie folgt daraus, dass die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen vorgeschrieben ist und dann keine Zustimmung des Empfängers braucht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 und Abs. 2 UStG); das BMF legt das so aus.

Und dann: die Datei lesen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, kein Dokument zum Anschauen. Das BMF schreibt in seinen Fragen und Antworten, dass Unternehmen dafür eine zusätzliche Software zur Visualisierung benötigen, einen sogenannten Viewer, und nennt neben anderen Programmen den Viewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de (Frage 12a).

Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD, also einem PDF mit eingebetteter XML-Datei, gilt: Maßgeblich sind die XML-Daten. Weichen sie vom sichtbaren PDF ab, gehen die strukturierten Daten vor (BMF-Schreiben 2024, Rn. 31). Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst anzusehen (Frage 12a).

Kommt die Rechnung als Anhang einer E-Mail, können Sie den Anhang direkt in den Rechnungsleser ziehen — oder die ganze E-Mail als Datei (.eml) speichern und hineinziehen; der Leser nimmt dann alle Anhänge heraus, auf Ihrem Gerät.

Die Fakten auf dieser Seite wurden am 2026-10-21 anhand der Primärquellen geprüft.