E-Rechnungen aufbewahren

Aufbewahrt wird die Datei, nicht ein Ausdruck davon.

Wie lange

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG; für Buchungsbelege ebenso § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

In welcher Form

• Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF-Schreiben 2025, Rn. 60).
• Den lesbaren PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung muss man nur aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, Rz. 119).
• Eine Umwandlung in ein anderes Format ist möglich, doch der strukturierte Datenteil darf dadurch nicht verloren gehen (GoBD 2025, Rz. 125 und 131).

Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass „regelmäßig“ kein Verstoß gegen § 14b UStG; andere Pflichten, etwa nach den GoBD, bleiben davon unberührt (UStAE 14b.1 in der Fassung des BMF-Schreibens 2025).

Die Fakten auf dieser Seite wurden am 2026-10-21 anhand der Primärquellen geprüft.