KSeF i faktury elektroniczne z zagranicy

W Polsce faktury między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktury od dostawców z innych krajów UE przychodzą jednak inną drogą.

Od kiedy

• Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy otrzymują faktury ustrukturyzowane w KSeF, a wystawiają je w KSeF firmy, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. wystawiają w KSeF pozostali podatnicy — także zwolnieni z VAT, gdy fakturują na rzecz firm.
• Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu ich łączna wartość z podatkiem nie przekracza 10 000 zł (prawo to traci się od faktury, która przekracza limit). Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich.

Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF; odbiorca nie musi jej akceptować (art. 106na ust. 3).

Format

Od 1 lutego 2026 r. wzorem faktury ustrukturyzowanej jest krajowa struktura logiczna FA(3) — plik XML według schematu publikowanego przez Ministerstwo Finansów. Nie jest to żaden z dwóch formatów normy europejskiej EN 16931 (UBL ani CII). Ta strona rozpoznaje plik FA(3), ale go nie odczytuje; do jego wyświetlenia służą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna, e-mikrofirma).

Faktury od dostawców z zagranicy

Obowiązek KSeF nie dotyczy sprzedawców bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (art. 106ga ust. 2). Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Ich faktury przychodzą więc w sposób uzgodniony z dostawcą — coraz częściej jako faktury elektroniczne w formatach europejskich: UBL (np. przez sieć Peppol), XRechnung albo PDF z osadzonym XML (ZUGFeRD, Factur-X). Takie pliki ta strona czyta i wyświetla po polsku.

Kary

Od 1 stycznia 2027 r. za niewystawienie faktury w KSeF naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100 % kwoty podatku z faktury, a przy fakturze bez podatku — do 18,7 % kwoty należności ogółem (art. 106ni).

Ta strona nie jest powiązana z Ministerstwem Finansów i niczego nie przesyła do KSeF. Otwiera pliki faktur wyłącznie na Twoim urządzeniu.

Fakty na tej stronie zostały sprawdzone w źródłach pierwotnych dnia 2026-10-21.